2017-04-19

Como realizar um processo de inventário ideal em seu hospital?

Na saúde, como em qualquer outra área que trabalha com insumos, é importante ter um estoque com tudo aquilo que se usa no dia a dia em mãos. O problema é que com o tempo essa armazenagem pode sair do controle de quem a administra. A solução atende pelo nome de inventário!

Chega uma hora que, por falta de organização, a empresa está comprando itens que já tem guardado e deixando de comprar o que precisa. As consequências são atrasos, divergências, perda de produtividade e de dinheiro.

Mas afinal, o que é o processo de inventário? É basicamente um processo de contagem, averiguação e organização que precisa ser feito com praticamente todo estoque em certa periodicidade. Mas como proceder com esse processo sem prejudicar o trabalho que está sendo feito?

É preciso lembrar que hospitais, distribuidores, clínicas e outros órgãos da saúde não podem parar durante esta ação. Para isso, selecionamos algumas dicas baseadas nas melhores práticas do mercado para que o inventário seja o mais suave, rápido e dinâmico possível.

Por onde começar

Um estoque que se preze tem algum tipo de registro no qual deve estar marcada a quantidade de itens de cada tipo, o local onde eles estão guardados e suas datas de validade. Isso é o básico quando se lida com saúde, já que vários produtos, como medicamentos, são perecíveis.

Levantar esses registros é o primeiro passo para entender a situação atual. Eles podem estar em um velho e defasado livro, em um sistema informatizado ou em um moderno sistema de etiquetagem no qual cada documento corresponde exatamente a uma mercadoria estocada.
Independentemente da forma, o inventário será uma listagem, manual ou informatizada, de todos os produtos para subsequente comparação com o material armazenado.

Inventário

Sem parar

Uma loja de departamentos pode se dar ao luxo de baixar as portas durante um dia para fazer a realização de um inventário, mas um hospital não. Além disso, o fornecimento de materiais precisa continuar, mesmo que sua checagem esteja em curso.

O mesmo caso se aplica em uma clínica de saúde: os medicamentos precisam ser retirados o tempo todo e o serviço de reposição também não pode parar. Por isso, antes de entrar na contagem de itens, é preciso fazer aquela averiguada naqueles que envolvem os tipos de produto.

Essa parte pode ser realizada sem que haja nenhum tipo de parada, pois apenas define quais itens serão catalogados. Cada item pode receber um código de identificação, por exemplo: os sistemas de saúde podem trabalhar com chaves menores do que os nomes de medicamentos ou de material médico, muitas vezes bastante complexos. Se o estoque ainda não está informatizado ou trabalhando com tags, este é um ótimo momento para fazer a transição.

Contagem

inventárioPor exigir um controle muito mais rígido do trabalho, esse sistema apresenta mais riscos de falha, uma vez que o ambiente dentro da saúde é sempre cercado de pressão. Um distribuidor não pode dizer ao cliente que o produto que ele precisa só sairá do estoque após o inventário. O risco é que os números ainda nem tenham terminado de ser averiguados e já estejam incorretos novamente.

Veja nossas dicas de como realizar a contagem sem parar a rotina de trabalho:

  • » Separe uma quantidade dos itens mais usados em um estoque secundário, sem controle rígido, apenas para suprir os atendimentos enquanto o inventário é realizado. Essa forma é um pouco mais rápida, pois permite que o estoque seja realmente alterado e remexido durante a contagem, mas há o risco de os produtos reservados não serem suficientes, necessitando de intervenções no local de armazenagem.
  • » Setorize o inventário: se o estoque for grande e os produtos estiverem bem divididos, é possível organizar o que já foi verificado e o que ainda não foi. Dessa forma, é possível continuar realizando entradas e saídas de produtos normalmente, apenas observando que a parte já inventariada precisa receber atenção especial e já ser controlada no novo sistema de registros.

Recorrência do processo de inventário

Infelizmente inventários não são definitivos. A tendência é que o estoque saia do controle após determinado tempo. Isso acontece em qualquer área, mas principalmente com a saúde, afinal hospitais, clínicas e distribuidores estão o tempo todo correndo contra o tempo para salvar vidas.

A melhor forma de tornar esse tempo maior é tendo um melhor controle. Para isso, quanto mais tecnológico foi o sistema de controle empregado, mais tempo será percorrido antes da necessidade de realizar o inventário do estoque novamente.


Infográfico"/

 

2 thoughts on “Como realizar um processo de inventário ideal em seu hospital?

  1. boa noite, achei muito importante este assunto,dou suporte em um sistema de um hospital e temos muita dificuldade neste processo visto que o hospital não pode parar.
    Gostaria de alguma dicas caso alguem tenha.
    grato

Deixe uma resposta