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O processo de compra e Gestão de OPME do século XXI

OPME é um acrônimo para órteses, próteses e materiais especiais, sendo que as órteses são dispositivos de ação temporária que melhoram a função ou possibilitam alcançar um objetivo funcional; enquanto as próteses são dispositivos destinados a substituir estruturas anatômicas e realizar suas funções. Materiais especiais por sua vez, auxiliam no procedimento diagnóstico ou terapêutico, implantáveis ou de uso único, sem possibilidade de re-esterilização.

Pesquisas realizadas por órgãos especializados estimam que os gastos com as compras de OPME chegam a até 80% dos gastos em uma fatura hospitalar, e quem paga essa conta é, em geral, o plano de saúde. Por isso, a gestão de OPME é cada vez mais importante na área da saúde.

E para que essa gestão de OPME seja feita da melhor forma possível, elencamos três itens que serão decisivos durante o fluxo de compras de OPME: a tecnologia, os sistemas integrados e os recursos humanos envolvidos. Vamos saber um pouco mais sobre essas etapas?

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A tecnologia

Muitas pessoas ainda enxergam a tecnologia como um inimigo, um complicador ou ladrão de empregos, mas a verdade é que a tecnologia, caso bem utilizada, é um poderoso aliado a ser utilizado sem restrições. Pensando em OPME, o fator tecnológico será decisivo no processo de compra, interferindo na qualidade dos produtos adquiridos, no gasto ou economia gerados e na satisfação do cliente final.

A gestão de OPME deve estar sempre em sintonia com o mercado. Sempre que uma nova técnica ou produto é disponibilizada, há uma corrida por empregá-la o mais cedo possível. Contudo, será que esse é o melhor caminho?

A nova tecnologia costuma ser também a mais custosa. A boa gestão de OPME é aquela que sabe identificar a melhor hora de utilizar o novo. O procedimento ou produto antigo atende bem as expectativas? O cliente e os médicos clamam pelo novo método? O custo vale o benefício?

Com essas e outras perguntas devidamente respondidas, o gestor saberá a hora certa de introduzir uma novidade ou permanecer com o que já estava sendo utilizado. Vale lembrar que nem sempre o novo é mais caro. Muitas vezes, a tecnologia de ponta acaba por baratear a compra de certos recursos. Cabe o bom senso na boa gestão de OPME.

Sistemas Integrados

A gestão de OPME é uma área que trabalha sob constante pressão por resultados. Médicos querem sempre o melhor material possível no menor prazo, ao passo que as empresas administradoras de planos de saúde se preocupam com os custos envolvidos. Por se tratar da saúde humana, a margem de erro tem que ser sempre baixa.

O fluxo de compras de OPME também não é apenas uma decisão do gestor. Ele tem regras a seguir, a maioria delas definida pela ANVISA (Agência Nacional de Vigilância Sanitária) que regula como o processo de compra deve acontecer e de que forma.

Essa é a hora de utilizar a tecnologia a nosso favor. O uso de sistemas integrados é o melhor caminho para controlar entradas e saídas, estoque, preços e gerar toda a documentação exigida por governo e planos de saúde.

Isso porque todas as compras de OPME devem ser feitas sob licitação. Para isso funcionar, é preciso tempo para receber propostas e optar pela que oferecer o melhor compromisso entre preço, qualidade e prazo de entrega. Investir em sistemas integrados ajuda o profissional a tomar sempre a melhor decisão na hora das compras.

gestão hospitalar

Recursos Humanos

A área de saúde é um campo que lida com pessoas. Clientes, fornecedores e profissionais que trabalham na área precisam ser bem gerenciados para que toda a cadeia funcione. A gestão de OPME só funciona de forma eficiente quando essa cadeia está bem equilibrada. A primeira ideia quando se pensa em saúde é a qualidade dos médicos. Claro que esses profissionais são essenciais para o bom funcionamento da cadeia, mas não se pode negligenciar os outros profissionais.

O uso cada vez maior da tecnologia exige que todo mundo seja bem qualificado e treinado, sob o risco de gerar problemas onde se menos espera. Pessoas responsáveis por inputs nos muitos sistemas integrados modernos são gargalos perigosos para toda a cadeia caso não funcionem a contento. A gestão de OPME precisa analisar cada elo dessa corrente antes de colocar toda uma operação em risco.

Se você lida com gestão de OPME, busque conhecimento, agregue valor ao seu trabalho e ao de tantos profissionais e pessoas que dependem de você. Todos saem ganhando.

Os benefícios da Gestão de OPME

Como já dissemos os OPMEs são em geral produtos de alto custo, o que obriga os hospitais e outros agentes de saúde a analisarem com cuidado o quanto se gasta com esses equipamentos.

Estudos apontam que os custos com OPME’s são os que mais crescem entre as operadoras de saúde. Se colocarmos isso em relação ao mercado extremamente competitivo e sempre em busca de redução de custos, ficará fácil de compreender os benefícios da gestão de OPME’s para esses órgãos de saúde.

Soma-se ao problema a variação de custos desses materiais dependendo da origem ou do fornecedor bem como a falta de padronização no setor. Nem mesmo o clamor pela lei do controle de medicamentos causou alteração significativa no mercado e o que se vê são custos bastante complicados para gestores em geral.

Na prática toda farmácia precisará ter um sistema para coletar e transmitir informações sobre cada medicamento vendido à ANVISA. Esses sistemas podem ser locais ou remotos, armazenados em nuvem, por exemplo. As informações que deverão ser coletadas e enviadas são:

Desafios

Não apenas de custos altos se configuram os desafios para gestão de OPME. A evolução natural do mercado também se apresenta como fator predominante. Por um lado, está o paciente, cliente e consumidor final, cada vez mais bem-informado e ávido por ter os seus direitos assegurados. O paciente não aceita mais passivamente a palavra do médico e busca aquilo que considera melhor para ele e para a família.

A evolução tecnológica também é desafiadora porque não se pode fazer grandes estoques de OPMEs dado o risco de surgir algo amanhã que torne obsoleto o que se possui e possa representar uma perda. Essa característica é determinante quando pensamos nos benefícios da gestão de OPMEs uma vez que conhecer o comportamento do mercado é crucial para planejar compras e estoques, seja o gestor um fornecedor ou órgão de saúde. Toda essa complexidade também se torna causa da grande variação de preço final.

Há ainda que se pensar no governo brasileiro, incapaz de realizar a parte que lhe cabe, cedendo ao lobby de uns e de outros, tornando imprevisível um planejamento em longo prazo já que não há estabilidade governamental nem se sabe quais são as tendências governamentais.

Mais uma vez fica difícil para o gestor planejar com antecedência já que ele precisa estar sempre se adaptando às mudanças que surgem e o governo é responsável por algumas delas.

Numa área que briga para conter custos, gestores são obrigados a ver o inverso: custos cada vez mais altos exigindo jogo de cintura e criatividade na hora de lidar com esses materiais.
Uma das soluções, claro é investir numa gestão especializada não deixando o OPME como mais um item na agenda, mas como uma prioridade, podendo assim sentir os benefícios da gestão de OPME.

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produção de medicamentos

Onde atuar

Já sabemos que os OPMEs precisam ser etiquetados, bem estocados e controlados com afinco, mas, para que isso seja possível, é necessário prestar também atenção à outras áreas dentro dos órgãos de saúde. Áreas muitas vezes periféricas, esquecidas ou consideradas menores em um mercado onde a saúde é a prioritária. Vejamos alguns exemplos:

– Medicina preventiva

Uma área ainda pouco explorada no Brasil, mas que vem ganhando força é a medicina preventiva. Ao tomarmos mais cuidados com o nosso corpo, podemos evitar doenças, ter mais longevidade e qualidade de vida. Antes hospitais e seus gestores acreditavam que essa função não era deles, que não valia a pena investir nessa área. Hoje, graças a um melhor entendimento do todo, já é possível obter benefícios da gestão de OPMEs com a diminuição da necessidade de seu uso. Assim a medicina preventiva interfere diretamente na necessidade por OPME e é mais barato investir na prevenção.

– Controle jurídico

Outra área ainda ignorada, terceirizada ou pouco compreendida é a área jurídica. Hospitais, médicos e gestores sempre foram muito focados com a sua atuação específica, deixando passar problemas contratuais que não os beneficiavam.

Ter uma consultoria jurídica eficiente faz parte dos benefícios da gestão de OPMEs porque permite que haja clareza entre as partes, seja entre fornecedores e hospitais, entre planos de saúde e pacientes e por aí vai. Ter o pleno conhecimento dos direitos e deveres de cada um é essencial para um planejamento mais adequado e eficiente.

– Atenção especial com custos altos

É sabido que os OPMEs são materiais de alto custo, mas isso não se aplica a todos, havendo variações dentro do tema. Identificar os equipamentos conhecidos como “curva A” ajuda os gestores a darem uma atenção ainda maior aos OPMEs cujos custos são quase proibitivos.

Para eles é necessário um controle ainda mais rígido pois qualquer economia dentro desse grupo pode significar resultados muito melhores ao final de um período. São aqueles 20% responsáveis por 80% do custo.

– Especialistas em OPME

Se o mercado demanda, surge a oferta. Se o gestor não tem conhecimento suficiente sobre OPME, nem tem alguém de confiança na instituição para realizar esse serviço, a contratação de um especialista, seja como funcionário, seja como consultor é uma tendência observada por gestores que estão colhendo benefícios da gestão de OPMEs dentro de suas organizações.

Um especialista ajuda com a parte tecnológica, com tendências de mercado e até com legislação para que a organização passe a lidar com esses materiais da melhor forma possível.

Auditoria

Além de planejar e executar é necessário também verificar o que está sendo feito. As auditorias são estudos periódicos para que se cheque se o que foi idealizado está realmente funcionando na prática e definir ações para melhoria constante.

Para se alcançar os benefícios da gestão de OPMEs pode-se verificar desde os contratos assinados em busca de incongruências ou cláusulas que podem ser reavaliadas, pela forma como se compra, pela forma como se estoca e controla até a forma como se define o que será usado e as formas de aplicação desses materiais.

A auditoria também é um bom momento para identificar a curva ABC de OPME da instituição que é o momento onde todo o material utilizado será avaliado e classificado dentro de uma das três categorias onde 20% do que é usado e que corresponde a 80% do custo será classificado como curva A e receberá uma atenção ainda mais detalhada no futuro.

É também o momento de verificar se os procedimentos realizados atendem às boas práticas médicas bem como se atendem aos requisitos definidos pela ANS, a Agência Nacional de Saúde, órgão responsável pelas diretrizes governamentais para o setor.

Tecnologia

A tecnologia é cada vez mais uma aliada importante para os gestores dentro da saúde. Não apenas com técnicas e medicamentos mais eficientes, a tecnologia nos dá ferramentas para planejamento, controle e análise de formas que não eram possíveis em outros tempos. Sistemas de informação interligados nos permitem fazer comparações, análises históricas e extrapolações de forma muito mais rápida e fácil sendo grande aliadas para quem pretende conseguir benefícios da gestão de OPMEs.

A gestão de OPME só tem a trazer benefícios para as organizações ao melhorarem sua
competitividade e lhe ajudarem a sobreviver em um mercado carente de redução de custos, mas os benefícios da gestão de OPMEs vão muito além porque também recaem sobre uma maior qualidade e eficiência dos procedimentos realizados, algo que evolui a cadeia médica num contexto geral beneficiando também planos de saúde, a esfera governamental, os profissionais da área e, é claro, beneficiando aquele que deve ser o grande Norte a ser seguido por qualquer instituição de saúde que é o bem-estar do paciente.


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