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Implantação de sistemas, 4 dicas para acontecer conforme planejado

Muito se fala nos dias de hoje da importância em se realizar a implantação de sistemas mais modernos e eficientes em um hospital, garantindo assim uma melhor adequação do local às boas práticas empresariais disponíveis.

Mas como realizar isso em um ambiente tão sensível a interrupções e, em geral, tão resistente a qualquer tipo de alteração?
Para ajudar reunimos 4 dicas para que você possa realizar a implantação de sistemas sem que isso cause danos à operação, ou seja, fazendo da forma mais transparente possível para pacientes e funcionários.

1) Gerenciando as mudanças na linha de frente

As pessoas têm uma tendência a resistirem às mudanças, mesmo que para melhor, na forma como trabalham porque isso envolve tirá-las de suas zonas de conforto. Profissionais levam muito tempo se dedicando às suas funções, aprimorando suas técnicas e se sentem incomodados ao perceberem que um novo aprendizado será necessário.

Por isso é importante envolver todo o pessoal em uma implantação de sistemas desde as etapas iniciais, para que eles possam opinar, sentirem-se parte do processo e não apenas obrigados a lidarem com uma nova ferramenta.

Nessas etapas é importante mostrar a todos o quanto os seus trabalhos serão facilitados e eles deixarão de ser criadores de empecilhos para se tornarem vendedores da sua ideia.

2) Testando e aplicando as novas práticas

Devido à sensibilidade de algumas áreas de um hospital, não é muito conveniente aplicar mudanças ou fazer qualquer tipo de implantação de sistemas sem saber se o mesmo está estável e pronto para entrar em produção.

É por isso que essas mudanças devem começar com áreas menos sensíveis à problemas como a parte administrativa. Dessa forma os fornecedores têm tempo hábil para corrigirem eventuais falhar no sistema, aplicar melhorias e realizar testes sem que haja nenhum tipo de prejuízo para pacientes.

Claro que isso exige um nível de planejamento maior, pois seria muito mais fácil fazer a mudança de uma só vez, mas é preciso levar em conta os riscos antes de sair mudando algo que pode até mesmo paralisar as atividades do hospital.

Por isso teste bem os novos sistemas antes de disponibilizá-los de forma definitiva para todos os setores.

BI

3) Vendendo para o cliente interno

Um hospital não funciona como um comércio e, por isso, nem sempre há especialistas em marketing trabalhando dentro do estabelecimento. Por se tratar de um setor de serviços de saúde, há um conservadorismo habitual, principalmente na camada mais alta do funcionalismo, aquela composta pelos médicos.

Ao se realizar uma nova implantação de sistemas é preciso vender essa nova ideia pela corporação e a principal categoria a ser convencida da sua necessidade e de suas benesses é a categoria dos médicos.

Eles precisam “comprar” a ideia e só o farão se sentirem que estão recebendo atenção e prioridade dentro do escopo da mudança. Para fazer isso forme uma equipe com representantes apontados por eles próprios e os deixe sempre atualizados de todos os passos da mudança.

Satisfeitos em serem ouvidos, eles também se tornarão agentes da mudança e ajudarão muito já que esses profissionais estão entre os que mais entendem como o hospital realmente funciona e quais são as maiores demandas do local.

4) Treinamento é essencial

Antes, durante e mesmo depois de uma nova implantação de sistemas é preciso que haja treinamento constante para que todos os envolvidos possam utilizar as novas ferramentas da melhor forma possível.

Novos sistemas, por mais intuitivos e adequados ao mercado que estejam, sempre representarão uma nova curva de aprendizado para aqueles que irão operá-lo e a melhor forma de acelerar essa curva e diminuir os erros e problemas é investindo em treinamento.

Equipes dever ser treinadas, mas não se pode nem se tem recursos para retirar todos os funcionários por dias e coloca-los em salas de aula. Para isso utilize os chamados multiplicadores que são pessoas chave dentro de cada setor que serão treinadas e depois repassarão esse conhecimento para os seus pares.

É importante saber escolher quem serão esses multiplicadores porque uma escolha ruim pode resultar em pessoas que utilizem esse conhecimento extra como moeda de barganha e prejudiquem o setor pelo qual deveriam zelar. Documentos onde o funcionário se compromete a compartilhar esse conhecimento podem ser necessários.

Depois é só aproveitar tudo o que o novo sistema trará de bom para o hospital, funcionários e pacientes.

Caso queira conversar mais sobre o assunto pu tiver alguma dúvida, basta deixar seu comentário abaixo!

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