controle de estoque hospitalar

Controle de estoque hospitalar: como otimizar seu processo

Controle de estoque hospitalar eficiente e contínuo para manter tudo na mais perfeita ordem.

Toda empresa precisa ter em estoque os itens que utiliza no dia a dia. Mas em um hospital existe uma criticidade maior na administração desses itens. A falta de algum insumo pode incorrer numa deficiência no serviço e na queda de qualidade enquanto que o excesso leva ao desperdício e ao prejuízo financeiro para a instituição.

É preciso então recorrer a um controle de estoque hospitalar eficiente e contínuo para manter tudo na mais perfeita ordem. Para isso selecionamos algumas dicas para te ajudar nesse processo tão importante.

Organize o ambiente

Pense no estoque de um hospital como a cozinha da sua casa. Você guarda alguns itens em armários, outros na geladeira e alguns ficam sobre a mesa ou sobre a pia. Mesmo dentro dos armários e da geladeira, você posiciona os itens de acordo com a importância ou com a frequência de uso, certo?

Um controle de estoque hospitalar eficiente tem uma dinâmica semelhante a esta. Os itens mais importantes ficam refrigerados ou em posição privilegiada enquanto os mais utilizados ficam mais próximos das mãos. Para otimizar o estoque estude o que precisa ser guardado em locais refrigerados e o que pode ficar mais próximo do local a ser utilizado, assim você ganha mais tempo e perde menos material.

Faça inventários

Por melhor que seja o controle de estoque hospitalar é preciso a realização de inventários de forma frequente para que se certifique de que tudo está sendo bem controlado. Pequenos erros de cálculo, perdas, materiais não registrados na entrada ou na saída e até mesmo subtraídos do estoque podem fazer com que haja a necessidade de um inventário.

O problema em questão e que pode ser melhorado não é a necessidade de inventários, mas a frequência em que ocorrem. Um estoque mal controlado precisará ser revisado com mais frequência e exigirá mais mão de obra para isso.
A falta de controle também pode levar a prejuízos por comprar o que não se precisa ou jogar fora algo que se precisava.

Um controle de estoque hospitalar eficiente demanda pessoal bem treinado, rotinas bem organizadas e definidas e um método de controle eficiente. Nos dias de hoje é necessário a utilização de um software específico para um controle eficaz. Nada de livros em papel, fichas ou outros métodos obsoletos.

Organize entradas e saídas

Um estoque refrigerado precisa permanecer fechado boa parte do tempo. Cada vez que uma porta é aberta, acontece uma troca de temperatura entre o interior (normalmente mais frio) e o exterior obrigando o sistema de refrigeração a compensar a perda de temperatura e gastar mais energia no processo.

É lógico que o estoque não pode ficar fechado o tempo todo, mas é possível programar processos como a entrada de materiais para dias e horários específicos, o que melhora também a organização da mão de obra, já que é possível movimentar recursos de acordo com esses picos. O controle de estoque hospitalar também passa por processos de entrega de materiais que podem ser programadas com os fornecedores para certos períodos do mês, claro que respeitando processos emergenciais comuns quando o assunto é saúde.

Automatize o estoque

Depender de mão de obra humana para controlar cada item que entra e sai do estoque é um processo fadado ao erro. Por mais bem treinado que seja o ser humano irá cometer erros, principalmente num estoque de grandes proporções onde várias pessoas trabalham em turnos, faltam, tiram férias ou são repostas.

A melhor solução para um controle de estoque hospitalar realmente eficaz é a tecnologia RFID. Com ela, tudo o que entra ou sai do estoque é lido por aparelhos que funcionam por radiofrequência e o sinal é administrado por uma aplicação conectada a um banco de dados.

Dessa forma é possível identificar com muito mais precisão a quantidade de itens no estoque, programar entradas e saídas e até fazer projeções de acordo com o comportamento do hospital em relação ao estoque. Isso porque algum item tem o seu uso variando de acordo com uma série de fatores externos e só é possível levar tudo isso em conta quando se tem uma base de dados de onde se possam extrair dados para cálculos. Com o estoque automatizado é possível controlar o estoque de forma muito mais inteligente.

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