2016-09-29

Como garantir sucesso na implementação de novo sistema

As pessoas, em geral, são avessas às mudanças. A insegurança sobre o que vai acontecer nos faz recuar e tentar adiar ou mesmo impedir o prosseguimento de algo novo. Contudo, quase sempre a mudança é necessária e trará melhorias. Por isso, o jeito é nos prepararmos para ela da melhor forma possível. E para isso dar certo é preciso uma mudança cultural.

Quando se trata de um sistema, seja ele modular ou integrado, há muito o que ser feito. O novo sistema, não importa quão melhor seja que o anterior, precisa trazer soluções, executar as mesmas funções que o anterior, de preferência, fazendo isso de maneira mais depressa e simples.

novo sistema

A mudança de sistemas no ambiente hospitalar

Todo esse processo costuma trazer certa tensão para um ambiente hospitalar, pois a demora na implantação de um novo sistema pode significar maior criticidade. Afinal, ao contrário de outros tipos de negócio, nos quais ficar sem sistema por algum tempo é apenas um incômodo ou a diminuição no ritmo de trabalho, aqui estamos falando de vidas sendo colocadas em jogo.

Por esse motivo, é importante criar um cronograma em que conste um período no qual os dois sistemas operem em paralelo. Assim, existe tempo para uma mudança cultural completa, além de ser possível verificar qualquer imperfeição do sistema que não havia sido identificado previamente.

Por mais testes e planejamento que se faça, ainda podem surgir imprevistos, e o cronograma precisa estar preparado para eles.

Planejamento estratégico e cronograma

De nada adianta o novo sistema ter funções avançadas e facilidades inéditas se ninguém saberá como operá-lo ou se suas informações antigas não estão mais disponíveis. Por isso, antes de se iniciar qualquer migração de sistema, é preciso estabelecer um rígido cronograma para dar conta da implantação do sistema no hospital ou clínica.

Os responsáveis por implantar o novo sistema precisam fazer reuniões com seus usuários mais experientes e entender a rotina do lugar. Algumas questões são cruciais para o sucesso da nova implantação, tais como:

  • » De que forma os dados são inseridos?
  • » Qual a maneira de consultá-los?
  • » Quais os níveis hierárquicos?
  • » Quem tem permissão para mexer em todas as áreas do sistema?

É necessário o envolvimento de pessoas de todas as áreas e, se possível, do time responsável pela tecnologia hospitalar e pelo atual sistema para prover dados que serão usados para a migração.

Com o cronograma em mãos, finalmente é possível delimitar os detalhes desse processo importante para a administração hospitalar.

sistema

Treinamento de usuários

Como empresários e administradores, constantemente nos preocupamos com os nossos clientes. No caso do ambiente hospitalar, é preciso considerar a importância dos pacientes. Mas é necessário também ressaltar o envolvimento de pessoas de dentro, nossos funcionários, também conhecidos como clientes internos. É para eles que o novo sistema precisa ser “vendido” em primeira instância.

O mais adequado é não adotar uma postura de fazer o cliente interno aceitar sem questionamentos a mudança, pois essa atitude certamente se voltará contra a própria eficiência do trabalho, uma vez que o novo sistema poderá demorar mais para ser assimilado e utilizado com eficiência.

sistema

Para fazer tudo dar certo, é possível usar dos recursos de endomarketing. Esta é uma área específica da administração voltada para a técnica do envolvimento de pessoas. Antes que o novo sistema seja colocado em funcionamento, é preciso incluir no cronograma uma fase de capacitação. Nessa etapa, o cliente interno conhecerá as vantagens do novo sistema e entenderá por que o antigo produto está sendo substituído.

Técnicas como a do endomarketing levam algum tempo para surtir efeito, já que dependem do envolvimento de pessoas para funcionar, mas têm ação duradoura, que traz resultados eficazes.

Isso promoverá uma mudança cultural a partir do momento em que os clientes internos possam enxergar as novas possibilidades e vantagens para seus trabalhos rotineiros. Isso resulta em vantagens tanto para os colaboradores que vão operar os novos sistemas, quanto para corpo médico e pacientes.

Depois que estiverem convencidos de que o novo sistema é necessário e vantajoso, é hora do envolvimento de pessoas com a interface em si. Treinamentos devem ser feitos para todos os funcionários e profissionais da área de saúde, se possível, ou utilizando a técnica de replicadores, na qual pessoas chave são incluídas no cronograma de treinamento, repassando o conteúdo ao resto do time.

Novos sistemas existem para ajudar. Para fazer ainda melhor as atividades do dia a dia e atender melhor aos nossos clientes internos e pacientes, promovendo a qualidade integrada da clínica ou hospital.

Então, podemos perceber que, quando a migração de sistemas se faz necessária, é importante:

  • » planejar tudo por meio de um cronograma;
  • » usar técnicas de endomarketing para convencer seu cliente interno;
  • » promover o envolvimento de pessoas para colocar todo o time na mesma direção;
  • » criar uma mudança cultural antes da mudança do sistema em si;
  • » conscientizar toda a equipe sobre a importância da agilidade nesse processo, uma vez que o trabalho na área da saúde requer grande responsabilidade.

Depois, certamente serão colhidos os frutos providos pelo novo sistema, que vai gerar o melhor gerenciamento das atividades hospitalares, por meio de relatórios mais acurados e clientes mais satisfeitos, não importa se internos ou externos, o que significa um atendimento de saúde impecável para todos os pacientes.

Em sua clínica ou hospital já foi necessário fazer uma mudança radical nos sistemas? Conte-nos sua história!

Ou, ainda, como gestor na área de saúde você percebe a necessidade de melhorar os sistemas atuais e tem dúvidas de como fazer a transição? Envie-nos suas perguntas!

Entre em contato por meio dos comentários, pois certamente poderemos ajudá-lo nesse processo.

Até a próxima!


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